0 komentarzy

Trudne pytania dotyczące e-faktur

Ostatnimi czasy prasa poświęciła sporo miejsca tematyce e-faktur. Jednak te tematy zawsze oscylowały wokół wyjaśniania nowych przepisów prawnych, które weszły w życie z 1 stycznia 2013 r. Wiele napisano na temat autentyczności i integralności, ale pod kątem wytłumaczenia pojęć, objaśnienia definicji. 

Niewiele natomiast znajdziemy w mediach takich artykułów, gdzie można znaleźć odpowiedzi na problemy, z którymi firmy, stosujące faktury elektroniczne, stykają się na co dzień.

Pokusiłyśmy się o przybliżenie odpowiedzi na 4 praktyczne pytania z zakresu e-fakturowania. 

 

1.  Czy, jeśli handlowiec wystawia Klientowi fakturę papierową (użytkuje oprogramowanie firmy Sage), ale na prośbę Klienta przesyła ją najpierw w PDFie (czasem się tak zdarza na prośbę Klienta) to, czy w takim wypadku, faktura powinna być uznana za elektroniczną i wysłany później papier to bezwartościowy dokument?

- To jest złożony problem, gdyż:

  • Z punktu widzenia oprogramowania ta faktura jest wystawiona jako papierowa (taki ma status w programie do wystawiana faktur).
  • Natomiast Odbiorca odwrotnie: ma prawo uznać ją za e-fakturę.
  • Sytuacja, gdy wystawca uznaje dokument za papierowy, a odbiorca za elektroniczny nie jest prawidłowa.
  • Należałoby jednoznacznie z klientem ustalić, czy chce otrzymać fakturę papierową, czy elektroniczną. Jeśli chce papierową, a mailem chce otrzymać "propozycję faktury", to warto umieścić w notatce dopisek, że nie jest to faktura w rozumieniu ustawy o VAT, po czym usunąć tę notatkę przed  wydrukowaniem dokumentu.
  • Dodatkowo warto zaznaczyć w mailu (którym przesyłamy propozycję), że jest to kopia faktury papierowej wysłanej do klienta pocztą.

 

2.  Otrzymałam fakturę zeskanowaną na maila o dużym rozmiarze i rozdzielczości. Chciałabym jej rozmiar zmniejszyć, zapisując w słabszej rozdzielczości. Czy taki zabieg wpływa na integralność faktury?

- Oczywiście, jakikolwiek zabieg, który zmienia plik e-faktury jest ingerencją w integralność e-faktury. Nie możemy w związku z tym takich zmian dokonywać.

 

3.  Otrzymałam fakturę elektroniczną (skan), ale jest on zapisany „do góry nogami”. Czy zmiana na poprawny obraz tylko w zakresie jej „obrócenia” jest ingerencja w integralność?

- Tak, taka interwencja, jest również ingerencją w integralność i nie można takich zmian dokonać.

 

4.  Wysyłam fakturę wystawioną w sposób elektroniczny poprzez maila. W mailu odznaczam opcje uzyskania odpowiedzi zwrotnej w momencie odebrania maila. Jednak od ponad 3 tygodni nie mam informacji zwrotnej od kontrahenta czy odebrał maila i z nią e-fakturę. Co w takiej sytuacji powinnam zrobić? Ponownie wysłać e-fakturę czy też wysłać fakturę papierowa?

- To zależy od uzgodnień z kontrahentem. Jeśli przed wysłaniem dokumentu nie uzgodniliśmy jak będziemy postępować w takim wypadku, to należy to zrobić teraz. Wysłanie ponownie dokumentu bez porozumienia z kontrahentem może doprowadzić do nieprawidłowości. Kontrahent mógł już wprowadzić ten dokument do swojej ewidencji księgowej.

 

Podziel się:

Komentarze

Brak komentarzy. Wyraź swoją opinię jako pierwszy!

Komentuj

Adres e-mail nie zostanie opublikowany. Pola, których wypełnienie jest wymagane, są oznaczone symbolem (*).