1 komentarz

Prawdy i mity o e-fakturach - ciąg dalszy

 

W pierwszej połowie stycznia przybliżyłam na blogu połowę zagadnień, o jakie pytali uczestnicy webinarium o  e-fakturach. Odpowiedzi spotkały się z zainteresowaniem i wywołały kilka komentarzy.

Dziś pora na drugą część tych odpowiedzi. Zapraszam do zapoznania się z nimi poniżej:

 

1. Czy jeżeli wystawiam e-fakturę Klientom, które następnie są księgowane w naszym biurze
rachunkowym, to czy jest konieczność druku?

Nie ma takiej konieczności i szkoda papieru na druk.

 

2. Czy archiwizacją jest zapisanie w Symfonii Handel faktury VAT zakupu?

Jeśli mowa o oprogramowaniu linii Symfonia, to do tego celu służy program Symfonia e-Dokumenty, który jest dodatkiem do programu Handel.

 

3. Czy można e-dokumenty archiwizować w repozytorium?

E-faktury można archiwizować w Repozytorium Dokumentów w linii Forte, oraz e-Dokumentach w liniach Symfonia i Start.

 

4. Co zrobić, jeżeli objętość skanowanego dokumentu jest bardzo duża (skan faktury dla mojej firmy), przecież 1 MB jest droższy od faktury papierowej?

Archiwizacja nawet tak dużych rozmiarów e-faktury w przeliczaniu na 6 lat jej archiwizacji będzie rozwiązaniem tańszym niż archiwizowanie w postaci papierowej. Jeśli chodzi o skanowanie faktur, to jest możliwość zmniejszenia wielkości takiego zeskanowanego pliku nawet do 90% zmniejszając jego „wielkość” w odpowiednim programie służącym np. obróbce zdjęć.

 

5. Jak wygląda sytuacja dla dużych firm z archiwizowaniem e-faktur ? Czy też serwis „miedzyfirmami" ma tu zastosowanie?

Dla dużych firm najbardziej efektywną i najprostszą formą byłaby taka archiwizacja, która następuje automatycznie w momencie wystawiania i odbierania dokumentów, np. w oprogramowaniu służącym do generowania faktur, bądź w serwisie służącym do przesyłania e-faktur.
Z uwagi na duża ilość faktur inne formy mogą być po prostu kłopotliwe i czasochłonne.

 

6. Czy żeby przerzucać dokumenty do „miedzyfirmami” zawsze będzie konieczność posiadania „e-dokumentów”?

Nie, nie ma takiej konieczności. Serwis miedzyfirmami.pl służy przesyłaniu e-dokumentów, w tym e-faktur, w sposób bezpieczny technicznie i prawnie. Wysyłka trwa ułamki sekund i co najważniejsze, w jednym miejscu dostępne są informacje dotyczące statusu przesyłanych dokumentów elektronicznych. W prosty sposób można także wyrazić sprzeciw wobec takiej wymiany e-faktur z wybranym kontrahentem. Więcej informacji na temat serwis na www.miedzyfirmami.pl

 

7. Czy w systemie Faktura jest możliwość wystawienia e-faktur, bez używania podpisu kwalifikowanego?

Jeśli mówimy o programie Symfonia Faktura, to wystawiana z tego programu e-faktura nie wymaga stosowania podpisu kwalifikowanego.  Faktury są podpisywane dowolnym podpisem elektronicznym (również kwalifikowanym). Jeśli nie posiadają Państwo podpisu elektronicznego, to mogą go Państwo utworzyć z pomocą Symfonii.

 

8. Czy księgowość musi mieć dostęp do archiwizacji, aby tam nadać numer księgowy i dekrety?

To zależy od umowy z biurem rachunkowym. Nie jest to niezbędne, ale biuro może chcieć otrzymać taki dostęp.

 

9. Co oznacza pojęcie – oznaczenie e-faktura – czy musi to być podane na dokumencie? Oznaczenie takie jest nadawane e-fakturze w momencie jej generowania w oprogramowaniu Symfonia.

To oznaczenie ma za zadanie zaprezentowanie użytkownikowi, w jakiej formie zostały wystawione poszczególne dokumenty. Ta informacja jest niezbędna zarówno na potrzeby kontroli skarbowej, ale również przy wystawianiu duplikatu dokumentu. Jeśli faktura została wystawiona w formie papierowej i klient zwraca się z prośba o duplikat, to duplikat również mamy obowiązek wystawić w formie papierowej i odwrotnie: duplikat e-faktury należy wystawić w formie elektronicznej.

 

10. Jak opisać e-fakturę numerem dekretu, jeśli jest ona w formie elektronicznej?

Faktury elektronicznej nie można opisać dekretacją, w taki sam sposób jak fakturę papierową, ponieważ nie wolno zmienić pliku oryginalnego. Można wykorzystać do tego celu oprogramowanie, które służy do archiwizacji e-faktur. Zwykle takie oprogramowanie pozwala wprowadzić dodatkowe informacje opisujące dokument, które są archiwizowane razem z dokumentem, jako dane uzupełniające.

 

11. Jak należy zatwierdzić e-fakturę korygującą – co z podpisem odbiorcy?

E-faktura korygująca nie wymaga podpisu odbiorcy. Konieczna i niezbędna jest informacja zwrotna, że faktura został odebrana przez odbiorcą i data tego odbioru. Na tej podstawie można odliczyć sobie VAT należny. W serwisie miedzyfirmami.pl ta kwestia jest właśnie w ten sposób rozwiązana i zapisana w regulaminie.

 

12. Czy dla e-faktury opracowany jest standard zapisu w xml'u?

Obecnie nie ma jednego standardu obowiązującego wszystkich producentów oprogramowania. Pod patronatem Ministerstwa Gospodarki trwają jednak prace nad opracowaniem takiego uniwersalnego standardu, ale proces ten jeszcze potrwa.

 

13. Korzystamy z usług biura księgowego; czy istnieje jakiś system przekazania elektronicznego tych dokumentów do księgowej?

Jest kilka możliwych rozwiązań. W Systemie Symfonia jest przygotowana specjalna funkcjonalność do przekazywania faktur elektronicznych do biura rachunkowego.

 

14. Co w przypadku, kiedy wysłana faktura elektroniczna będzie później anulowana?

W przypadku faktury elektronicznej trudno mówić o anulowaniu faktury, która weszła w obrót gospodarczy. W firmie Sage e-faktura, która została wysłana do klienta, może zostać jedynie skorygowana fakturą korektą do zera. Fakturę elektroniczną anulujemy jedynie w momencie, kiedy jeszcze nie została wysłana do klienta.

 

15. Co z fakturami na rzecz osób fizycznych, do których kopii dopina się paragony z kas fiskalnych?

W przypadku stosowania faktur elektronicznych nie ma obowiązku dopięcia paragonu. Należy natomiast podać na dokumencie numer paragonu fiskalnego.
Trzeba też pamiętać, iż faktura może być uznana za elektroniczną, gdy zostanie wystawiona i dostarczona elektronicznie. Oznacza to, że wystawienie takiej faktury do paragonu ma zastosowanie jedynie w przypadku sprzedaży wysyłkowej.

# # #

To tyle na dziś, jednak nie uważam tematu za wyczerpany! Wkrótce opiszę kilka problemów z e-fakturami, według
naszych własnych doświadczeń lub z praktyki klientów.    

Podziel się:

Komentarze

eFakturowe prawdy i mity w kliku obrazkach na FP Sage: http://on.fb.me/U1HTtY :-)
Informer (87.204.*.*)
31 stycznia 2013 o godzinie 13:33 #1

Komentuj

Adres e-mail nie zostanie opublikowany. Pola, których wypełnienie jest wymagane, są oznaczone symbolem (*).