24 komentarze

Prawdy i mity o e-fakturach

Jakiś czas temu temu prowadziłam seminarium on-line, dotyczące m.in. zmian przepisów o obsłudze faktur elektronicznych, jakie właśnie weszły w życie przed kilku dniami - od początku tego roku. Webinarium było zorganizowane wraz z redakcją Dziennika Gazety Prawnej i jego zapis znajduje się m.in. na kanale ForsalTV w YouTube.

Poniżej znajdziecie także zapis najważniejszych pytań, jakie padły w trakcie tego spotkania, wraz z dopisanymi odpowiedziami na nie: przygotowałem je wspólnie z Renatą Kotecką. 

Kolejna część niedługo :-)

1. Czy jak dostanę fakturę elektroniczną to czy do księgowej mogę ją drukować?

Faktura elektroniczna, zgodnie z przepisami, które obowiązują od 1 stycznia 2013 r., musi być archiwizowana w formie elektronicznej. Jej drukowanie czasami księgowe tłumaczą, że może pomóc przy procesie księgowania. Taki wydruk nie jest jednak dokumentem ważnym z punktu widzenia prawa. Należy archiwizować wersje elektroniczne.

2. Jak zarchiwizować skan faktury?

Skan faktury w rozumieniu przepisów prawa, które weszły w życie z dniem 1 stycznia 2013 r. jest fakturą elektroniczną, można go zarchiwizować np. na dysku zewnętrznym, bądź na dedykowanym portalu lub innym miejscu. Ważne, by można było go w prosty i szybki sposób odszukać a także by był dostępny przez określony przepisami prawa czas dla kontroli skarbowej. Skan faktury będzie w rozumieniu nowych przepisów e-fakturą, jeśli zostanie przesłany w sposób elektroniczny. Na przykład: wystawca skanuje wydrukowaną fakturę i wysyła ten plik mailem.

3. Czyli jeżeli będzie faktura w wersji tylko papierowej a nie będę miała zarchiwizowanego pliku w postaci elektronicznej, to kontrola skarbowa może to podważyć?

Archiwizować należy każdą fakturę w takiej postaci, w jakiej dotarła ona do firmy. Jeśli została dostarczona w postaci papierowej to powinna być zarchiwizowana w postaci papierowej; jeśli w postaci elektronicznej, to wtedy archiwizujemy ją elektronicznie. Jeżeli wydrukujemy fakturę elektroniczną i zarchiwizujemy w segregatorze w postaci papierowej, urząd skarbowy zakwestionuje taką formę.

4. Czy faktury elektroniczne muszą być podpisane?

Faktury elektroniczne od 1 stycznia nie muszą być podpisane ani bezpiecznym podpisem kwalifikowanym, ani żadnym innym. Jednak taka forma pozwala dodatkowo zabezpieczyć fakturę.

5. Czy zwykłe zapisanie faktury na dysku wystarczy?

Zwykłe zapisanie e-faktury na dysku zewnętrznym, jako forma archiwizacji jak najbardziej wystarczy. Trzeba jednak w taki sposób zapisywać sobie e-faktury, by móc w prosty i szybki sposób daną faktura w razie potrzeby odnaleźć i przedstawić w sposób czytelny.

6. Czy otrzymanie e-faktury powinno mieć odzwierciedlenie w dzienniku korespondencji?

Nie ma takiej potrzeby – chyba, że w takim dzienniku ewidencjonują Państwo również inną korespondencję elektroniczną, np. umowy.

7. Czy jeżeli do xml dodany jest PDF, to będzie prezentowany PDF?

Jeśli do PDFa dodany jest xml, to oba stanowią całość i łącznie są e-fakturą. Sam plik PDF, jako forma prezentacji faktury, jest widoczny i czytelny w momencie jej otrzymania, natomiast xml niesie ze sobą metadane, które są wczytywane przez odpowiednie oprogramowanie.

8. Czy zaznaczenie opcji na stronie internetowej, jako wyrażenie zgody na elektroniczną wersję faktury jest wystarczające, jako zgoda?

Tak, taka forma wyrażenia zgody jest jak najbardziej wystarczająca.

9. Czy zapłata za fakturę jest, w przypadku udowodnienia akceptacji, wystarczającym dowodem?

Jak najbardziej tak; zapłata za fakturę jest wystarczającą formą akceptacji elektronicznej faktury od 1 stycznia 2013 r.

10. Czy od 2013 roku PDF wysłany mailem, bez e-podpisu, spełnia wymogi autentyczności i integralności?

W zasadzie tak. Ustawodawca w uzasadnieniu do ustawy, pisze o tym, że PDF wysłany mailem jest e-fakturą. Jeśli chodzi o zachowanie autentyczności pochodzenia – czyli pewności, że fakturę wystawiła firma, która miała do tego prawo, oraz integralność – czyli zapewnienie, że faktura od momentu wystawienia do momentu odbioru nie została w żaden sposób zmieniona, to ich zachowania można dokonać za pomocą dowolnych kontroli biznesowych, np. zatwierdzenia regulaminu na serwisie służącym do wymiany e-faktur.

11. Czy w przypadku archiwizacji na dysk, data zapisu na dysk ma znaczenie dla organów kontroli skarbowej?

Nie ma to znaczenia.

12. Czy faktura elektroniczna pozwoli skutecznie dochodzić należności?

Faktura elektroniczna w myśl przepisów prawa od 1 stycznia 2013 r. zostaje zrównana z fakturą papierową, więc powinna jak najbardziej dawać takie samo prawo dochodzenia swoich należności. Trzeba jednak mieć pewność, że faktura została dostarczona do odbiorcy: np. mieć potwierdzenie odebrania e-faktury w postaci zwrotki z maila bądź serwisu internetowego, jeśli za jego pomocą wysyłamy faktury elektroniczne.

13. Czy faktury otrzymane przed 1 stycznia 2013 roku muszą zostać zarchiwizowane?

Wszystkie faktury i we wszystkich formach musza być archiwizowane w  okresie wymaganym przez ustawodawcę. W praktyce to 6 lat.

14. Czy można część faktur wystawiać elektronicznie a cześć papierowo? (Nie wszystkie firmy chcą wersje elektroniczne.)

Oczywiście, że tak. W zdecydowanej większości firm taki model będzie przez najbliższych kilka lat standardem. Pokazują to badania dotyczące e-faktur w firmach europejskich, które weszły w model fakturowania elektronicznego, ale tylko nielicznym udało się w 100% wyeliminować wersje papierowe faktur.

15. Czy faktury odebrane mailem i pozostające w programie pocztowym w wiadomościach odebranych mogą być potraktowane jako zarchiwizowane?

Może to być potraktowane jako forma archiwizacji e-faktur, ale pod warunkiem, że poczta elektroniczna jest archiwizowana. Warto jednak pamiętać o tym, że najważniejszy w archiwizacji jest prosty i szybki sposób wyszukania danego dokumentu.

16. Jeżeli od 2013 mały podatnik dostanie od np. telekomunikacji e-fakturę i ją wydrukuje, to nie jest to dla niego dokument?

Ważnym dokumentem z punktu widzenia prawa będzie tylko i wyłącznie forma elektroniczna.

17. Czy musimy faktury elektroniczne (kopie) drukować, czy możemy księgować na podstawie rejestru?

Oczywiście księgujemy na podstawie rejestru.

Podziel się:

Komentarze

Jak wygląda konieczność potwierdzania elektronicznie wystawionej faktury korygującej?
15 stycznia 2013 o godzinie 12:03 #1
Obowiązek potwierdzania odbioru faktury korygującej w takim samym stopniu odnosi się do faktur papierowych jak i elektronicznych. Przy czym w przypadku faktur elektornicznych może być łatwiej go dopełnić. Na przykład: jeśli faktury są udostępniane na portalu internetowym, to moment pobrania dokumentu przez Odbiorcę może być automatycznie rejestrowany przez portal. W przypadku faktur wysyłanych mailem, nie ma jednoznaczego wskazania jaką formę potwierdzenia należy uznać za dostateczną. Niektórzy uznają autoodpowiedź wysyłaną przez system pocztowy za wystarczającą. Niektórzy uzgadniają, że potwierdzenie jest wysyłane osobnym mailem zawierającym numer potwierdzanej faktury. Ministerstwo Finansów nie wypowiedziało się jaka forma jest poprawna.
Renata Kotecka (87.204.*.*)
15 stycznia 2013 o godzinie 13:20 #2
W mojej firmie jest portal, na który zaczytują się faktury elektroniczne przychodzące wysyłane na odpowiedni adres mailowy. Czy poprawne będzie jeśli firma prześle fakturę elektroniczną do pracownika naszej firmy, a ten dopiero prześle ją na adres portalu? Czy jednak dla bezpieczeństwa powinniśmy pilnować żeby faktury przychodzące były wysyłane bezpośrednio z adresu klienta, w celu zapewnienia autentyczności ich pochodzenia? Zaznaczę, że jesteśmy dużą firmą.
Agate (213.17.*.*)
21 stycznia 2013 o godzinie 16:21 #3
@Agate:
W przesłanym przez Panią sposobie przesyłania e-faktury na portal brakuje opisu całego procesu biznesowego, jaki w Państwa firmie dotyczy faktur elektronicznych. W związku z czym trudno udzielić Pani jednoznacznej odpowiedzi. Proponujemy, aby poradziła się Pani doradcy podatkowego lub prawnika, który zapozna się z procesem biznesowym w Państwa firmie, stosowanym w zakresie faktur elektronicznych.
Aneta Jarczyńska
23 stycznia 2013 o godzinie 13:49 #4
wysyłać klientom duplikaty elektronicznie – a klient je sobie drukuje ? Prosze o informację czy klient otrzymując e-fakturę lub elektroniczny obraz faktury moż esobie wydrukować ten dokument i będzie to również faktura vat, która może byc dostarczona do urzędu?
mick (212.160.*.*)
26 lutego 2013 o godzinie 14:02 #5
Wydrukować może, ale moim zdaniem nie będzie to ważna faktura. Zgodnie z Art. 73. ust. 1. Ustawy z dnia 29.09.1994 r. o rachunkowości (Dz. U. z 2009 r. nr 152, poz. 1223 z późń. zm.) "Dowody księgowe i dokumenty inwentaryzacyjne przechowuje się (...) w oryginalnej postaci". W przypadku e-faktury orginalną postacią jest otrzymany plik. Wydruk jest tylko kopią.
Renata Kotecka (87.204.*.*)
26 lutego 2013 o godzinie 14:06 #6
Skoro istnieje domniemana zgoda na otrzymywanie e-faktur, to proszę o wyjaśnienie, w jaki sposób mam zgłosić sprzeciw wobec takiej formy rozliczania się z innymi firmami? Muszę informować o tym urząd skarbowy? W razie kontroli nie mogę przecież pokazać wydruków faktur otrzymywanych mailem.
11 marca 2013 o godzinie 14:40 #7
Od strony przepisów nie została wskazana forma w jakiej należy wyrazić sprzeciw na otrzymywanie faktur elektronicznych. Osobiście taki sprzeciw złożyłabym pisemnie, aby mieć dowód.
Renata Kotecka (87.204.*.*)
12 marca 2013 o godzinie 07:31 #8
czy na pewno faktura elektroniczna musi być przechowywana w formie elektronicznej? są interpretacje, które wyjaśniają, że można także przechowywać jest wyłącznie w formie papierowej/
kadry (81.18.*.*)
5 sierpnia 2013 o godzinie 14:41 #9
-> kadry
Odpowiedź jest powyżej, w punkcie 3.: Archiwizować należy każdą fakturę w jej oryginalnej postaci, zachowując niezmienność jej treści i integralność. Jeśli została dostarczona w postaci papierowej, to powinna być zarchiwizowana w postaci papierowej; jeśli w postaci elektronicznej, to wtedy archiwizujemy ją elektronicznie. Jeżeli wydrukujemy fakturę elektroniczną i zarchiwizujemy w segregatorze w postaci papierowej, urząd skarbowy mozę zakwestionować taką formę.
Aneta Jarczyńska
8 sierpnia 2013 o godzinie 10:46 #10
-> kadry
Sytuacja nie jest taka prosta i jednoznaczna. Z jednej strony z Rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 20.12.2012 r. w sprawie przesyłania faktur w formie elektronicznej (Dz. U. z 2012 r. poz. 1528) usunięto zapis, który jednoznacznie wskazywał konieczność przechowywania faktur elektronicznych w formie elektronicznej. Z drugiej mamy Art. 73. ust. 1. Ustawy z dnia 29.09.1994 r. o rachunkowości (Dz. U. z 2009 r. nr 152, poz. 1223 z późń. zm.), który stwierdza, iż "Dowody księgowe i dokumenty inwentaryzacyjne przechowuje się (...) w oryginalnej postaci". Dla faktury elektronicznej oryginalną postacią jest forma elektroniczna. Dlatego naszym zdaniem forma papierowa faktury elektronicznej może być jedynie dodatkową kopią na użytek wewnętrzny, ale nie zwalnia z obowiązku przechowywania postaci oryginalnej.
Renata Kotecka
19 sierpnia 2013 o godzinie 07:38 #11
Chciałbym zapytać, czy nasza firma chcąc wystawiać faktury w formie elektornicznej musi zgłosić to do jakiegoś urzędu/instutucji?
Mateusz (217.30.*.*)
13 września 2013 o godzinie 11:55 #12
-> Mateusz
Witam! Nie - żadne zgłoszenia nie są wymagane.
Aneta Jarczyńska
13 września 2013 o godzinie 12:01 #13
odp: Mateusz
Nie, nie ma obowiązku zgłaszania gdziekolwiek, że firma ma zamiar wystawiać faktury w formie elektronicznej.
Renata Kotecka
16 września 2013 o godzinie 07:44 #14
Bardzo dobrze, że przepisy się zmieniły i nie trzeba podpisywać faktur elektronicznych to znacznie ułatwia prowadzenie księgowości, a wiele firm właśnie w taki sposób wystawia teraz faktury.
7 października 2013 o godzinie 16:39 #15
Faktycznie elektroniczne faktury bardzo ułatwiają sprawę.
9 listopada 2013 o godzinie 15:34 #16
Otrzymuję fakturę mailem, dokonuję przelewu na jej podstawie a firma przesyła mi taką samą fakturę papierową pytanie która faktura to orginał ?
jacek (91.214.*.*)
9 grudnia 2013 o godzinie 10:00 #17
Bardzo dobry blog,wiele odpowiedzi,ale brakuje mi stanowiska do procederu pobierania opłaty za wystawienie faktury papierowej. Jak to się ma do przepisów o VAT?
Zdz43 (79.186.*.*)
13 lutego 2014 o godzinie 08:58 #18
Do Zdz43
Żaden przepis nie odnosi się do zagadnienia wprost, tzn. nie wyartykułowano wprost zakazu obciążania kontrahenta dodatkową opłatą za przesłanie faktury papierowej. Niemniej niektórzy eksperci mają wątpliwości czy jest to zgodne z prawem. Poddają w wątpliwość czy zgoda na e-faktury wyrażona w takich okolicznościach może być uznana za dobrowolne oświadczenie woli. Osobiście żadnej firmie nie poradziłabym pobierania takiej opłaty.
Renata Kotecka
13 lutego 2014 o godzinie 13:58 #19
Dlaczego niby nie można drukować faktur otrzymanych drogą elektroniczną? http://www.infakt.pl/blog/drukowanie-dokumentow-ksiegowych/
Jarek (94.78.*.*)
28 stycznia 2015 o godzinie 09:21 #20
Interpretacja podatkowa mówi, że MOŻNA przechowywać wydruki faktur elektronicznych i że są one ważne: http://interpretacje-podatkowe.org/faktura-elektroniczna/ibpp2-443-146-14-wn?zaznacz=faktura+elektroniczna+drukowanie
Jarek (94.78.*.*)
28 stycznia 2015 o godzinie 09:37 #21
Do: Jarek
Z jednej strony chciałabym zwrócić uwagę, że artykuł został napisany ponad rok przed wydaniem interpretacji, o której Pan pisze. Opieraliśmy się zatem na wiedzy i interpretacjach dostępnych na początku 2013 roku. Z drugiej strony, w dalszym ciągu istnieje nierozwiązany konflikt w przepisach. Otóż według Ustawy o podatku od towarów i usług faktura elektroniczna przechowywana papierów jest nadal ważnym dokumentem. Jednocześnie Art. 73. ust. 1. Ustawy o rachunkowości stwierdza, iż "Dowody księgowe i dokumenty inwentaryzacyjne przechowuje się (...) w oryginalnej postaci". Dlatego doradzamy przechowywać również oryginalną postać dokumentu.
Renata Kotecka
28 stycznia 2015 o godzinie 11:09 #22
Mam pytanie o datę wpływu elektronicznego dokumentu. Początkowo chciałam archiwizować elektroniczne dokumenty po numerze wprowadzenia faktury do naszego systemu ERP i następnie w folderach podzielonych na okresy rozliczeniowe. Teraz Pani prowadząca audyt zwróciła mi uwagę, że przecież kiedy zapisuję same dokumenty z maila - pdf, podpis i raport - nie ma tam informacji o dacie odebrania przez nas dokumentu, która jest niezbędna do określenia daty Vat takiej faktury. Zastanawiam się jak mogę to rozwiązać? Zapisywać całe maile w folderach? Wtedy będzie w nich data wpływu na skrzyknę odbiorczą?
JoaDre (91.202.*.*)
26 maja 2015 o godzinie 14:17 #23
Do JoaDre
Moim zdaniem, pewniejszym rozwiązaniem byłoby archiwizowanie całej skrzynki mailowej i to archiwum przedstawiać audytowi.
Renata Kotecka
26 maja 2015 o godzinie 14:34 #24

Komentuj

Adres e-mail nie zostanie opublikowany. Pola, których wypełnienie jest wymagane, są oznaczone symbolem (*).