6 komentarzy

Jak System z Systemem, czyli moja faktura to także twoja faktura!

 

Mój kolega, Michał Kapias, jeden z liderów naszych zespołów developerskich, przygotował ciekawy tekst na temat współpracy systemów informatycznych. Polecam go wszystkim zainteresowanym elektroniczną wymianą dokumentów, ale nie tylko... 

Zapraszam do lektury.

 

Jak System z Systemem, czyli moja faktura to także twoja faktura!

Patrząc na faktury elektroniczne z punktu widzenia pracownika obsługującego je, widzimy plik, w postaci łatwej do obejrzenia, czytelnej jak faktura papierowa, tylko, że zamiast na papier, patrzymy na ekran komputera.

Jest lepiej niż z fakturą papierową, a jakże. Szybciej – bo plik łatwiej dostarczyć do odbiorcy. Taniej – bo nie trzeba kopertować, naklejać znaczków i zanosić do Pani z okienka. I wreszcie skuteczniej, bo odbiorca jest w stanie przetworzyć taki dokument szybciej, niż gdyby czekał na „tradycyjny” obieg faktury papierowej.

Czy jednak dla Systemu Informatycznego (SI) przedsiębiorstwa różnica jest także tak duża?

Odpowiem przewrotnie – z punktu widzenia SI faktura w postaci papierowej lub elektronicznej jest tym samym – obrazem pewnej transakcji. Jednak SI oczekuje danych, które może wykorzystać do swojej pracy, czyli wartości odczytanych z obrazu faktury.

To można osiągnąć na kilka sposobów:

  • Po pierwsze, dane są wprowadzane tradycyjnie przez księgową. Słabo...
  • Po drugie, są odczytywane z obrazu przez system OCR. Lepiej, ale dalej niedoskonale, bo przecież faktury mogą mieć różne formaty i graficzną prezentację.
  • Po trzecie, dane te „wędrują”, razem z obrazem faktury, od wystawcy do odbiorcy i są wczytywane automatycznie, z dokładnością do uzgodnienia tych danych przy pierwszym użyciu. A dalej już leci automatem.

I tutaj zbliżamy się do sedna sprawy. Odchodzimy od modelu, w którym użytkownik przesyła za pomocą różnych mechanizmów e-fakturę. W którym użytkownik odbiera fakturę i „coś” z nią robi. W tym momencie to dwa SI „rozmawiają” ze sobą. Jeden dba o to, aby dokument był opakowany odpowiednio, żeby zawierał zarówno obraz faktury (bo wtedy jest czytelna dla ludzi), jak i metadane (bo wtedy faktura taka jest czytelna dla systemów informatycznych).

Taka realizacja obiegu e-faktur doprowadza nas wprost do sytuacji, w której wystawca, wystawiając e-fakturę i wysyłając ją jakimś błyskawicznym sposobem (np. poprzez serwis miedzyfirmami.pl), powoduje, że e-faktura ta natychmiast (w ciągu kilku sekund) ląduje w SI u odbiorcy i, co więcej, wystawca o tym wie. Dodatkowo, w SI odbiorcy może istnieć jakiś system akceptacji dokumentów przychodzących (nawet najprostszy, bez obiegu) i ta informacja przekazana zwrotnie, (np. również przez serwis miedzyfirmami.pl), trafi natychmiast do SI wystawcy, więc oba SI będą miały spójną informację o danych zawartych na e-fakturze, oraz o tym, co się z e-fakturą dzieje – o jej historii.

Co ciekawe, sytuacja ta nie musi ograniczać się do e-faktur – tak samo można zrealizować obieg zamówień, czy innych dokumentów, ważne jest przy tym jedynie, aby zapewnić od strony technicznej, by pliki zawierały, oprócz obrazu, także dane dokumentu.

Jak można osiągnąć taki efekt – już wkrótce…

Michał Kapias,
architekt rozwiązań Sage

 

 

Podziel się:

Komentarze

Wszystko jest ok, dopóki nie mamy przekazać dokumentu pomiędzy dwoma heterogenicznymi systemami. To co Pan opisuje jest bardzo dobre przy założeniu, że obie firmy korzystają z tego samego systemu (miedzyfirmami.pl). Nie wydaje się Panu, że lepszym rozwiązaniem było by opracowanie wspólnego standardu takiej faktury (dokumentu) - ewentualnie wspólnych dla niekompatybilnych systemów części takiego standardu?
anonim (178.36.*.*)
3 grudnia 2012 o godzinie 15:10 #1
W przypadku wymiany dokumentów pomiędzy dwoma systemami heterogenicznymi to po prostu działa z automatu i (prawie) nic robić nie trzeba. Serwis miedzyfirmami.pl jako taki nie jest dobrym przykładem w tym co Pan opisuje - miedzyfirmami ma za zadanie jedynie dostarczyć dokument, nie analizuje jego treści i zawartości. Lepszym przykładem na system heterogeniczny jest EDI - który dokładnie precyzuje zarówno format jak i sposób przekazywania dokumentów. Ma Pan absolutnie rację, że najlepszym rozwiązaniem jest określenie standardu rynkowego, który będzie używany przez większość, jeśli nie przez wszystkich producentó oprogramowania. My jako Sage też bierzemy udział w rządowym projekcie mającym wypracować taki standard. Niedługo postaram się napisać coś więcej na temat osiągnięcia efektu współpracy dwóch różnych systemów. Dzisiaj mogę napisać, że w Sage pracujemy obecnie nad kilkoma projektami, które wykorzystują miedzyfirmami.pl i wysyłają lub odbierają do oprogramowania Sage dokumenty w zupełnie innych formatach i standardach - w końcu większość danych na świecie jest przekazywana jako XML.
Michał Kapias
4 grudnia 2012 o godzinie 10:27 #2
Wszystko o czym Pan pisze to mrzonka, jak słusznie zauważył mój przedmówca. Opis jest teoretyczny i nie zawiera konkretów implementacyjnych. Zapewne p. dr Tomasz Górski w swojej pozycji wydawniczej "Platformy integracyjne" miałby odmienne zdanie na ten temat. Należy wziąć pod uwagę aspekty stosowania nowych rozwiązań technologicznych, które zupełnie są pominięte w Pana rozważaniach. Owszem XML jest świetny na tyle, na ile architekt potrafi go sensownie wykorzystać, o czy zapewne Pan wie. Patrząc na wykonanie licznych rozwiązań z "stajni" Sage'a - mam spore wątpliwości, czy będzie Pan w stanie przekuć pomysł z sukcesem. Proszę zwrócić uwagę na projekt replikacji Forte, jako na mechanizm uzgadniania danych w mniejszej lokalnej skali, który jest wyjątkowo wadliwy. Oczywiście trzymam kciuki i życzę osiągnięcia celu projektowego.
Paweł (178.43.*.*)
12 czerwca 2013 o godzinie 21:05 #3
@Paweł:
Dziękuję Panu Pawłowi za komentarz. Cieszy mnie, że ktoś moje wypociny czyta :) A teraz na serio: Artykuł komentowany przez Pana jest jednym z serii artykułów mojego autorstwa, które dotyczą wymiany faktur elektronicznych pomiędzy firmami. Ogólnym moim zamierzeniem było przybliżenie i zachęcenie do stosowania e-faktur, które coś ze sobą niosą, a nie tylko prostych PDF-ów (które w świetle obowiązującego dzisiaj prawa są także ważnymi e-fakturami). W całej tej sytuacji należy rozróżnić dwa aspekty – standard faktury oraz technologię dostarczania. XML dotyczy tutaj tylko i wyłącznie metadanych zawartych w e-fakturze, czyli niejako standardu technicznego danych e-faktury. Bez określania jego zawartości, czyli modelu danych – w artykule ‘Ogólnoeuropejski standardzie faktury, przybywaj!’ z 10 czerwca przedstawiłem założenia dotyczące standardowego modelu danych e-faktury – prawdopodobnie standardem technicznym zostanie XML, który z punktu widzenia danych i dostępu do nich jest bardzo uniwersalny, łatwy do użycia i weryfikacji. Technologia dostarczania, czy wymiany e-faktur pomiędzy stronami biznesu jest kwestią zupełnie odmienną. Sage ma w portfolio swoich produktów Serwis MiędzyFirmami (http://www.miedzyfirmami.pl/), który taką właśnie rolę pełni. Platforma ta jest oparta o najnowocześniejsze rozwiązania technologiczne i nie korzysta wprost z XML-a. Znam inne rozwiązania o podobnym charakterze, które mają dodatkowe funkcjonalności – np. „tłumaczenie” dokumentów z jednego formatu na inny – i tutaj należy już dokument przeczytać, zrozumieć i ew. zmienić format. Podsumowując – pozwolę sobie nie zgodzić się z Panem, że to wszystko o czym piszę jest mrzonką. Już dzisiaj za pomocą Serwisu MiędzyFirmami dokonujemy połączeń pomiędzy totalnie różnymi systemami, które zgodnego modelu danych nie mają (pewnie w ciągu najbliższych kilku lat to ma szansę się zmienić), jednak wykonując minimalny wysiłek dotyczący „przetłumaczenia” danych, otrzymujemy gotowy zestaw danych do wprowadzenia automatycznego do systemu informatycznego. Ten wysiłek to wykonanie transformaty z „naszego” XML-a do formatu potrzebnego u odbiorcy. To działa, naprawdę :) Teraz już tylko pozostaje czekanie na standardowy model danych i sytuacja uprości się dla wszystkich. Dziękuję za komentarz i zachęcam do dalszego czytania, być może jeszcze coś ciekawego się pojawi.
Michał Kapias
13 czerwca 2013 o godzinie 14:04 #4
Każdy p. Michale może na dany temat posiadać odmienne zadanie, może równie tworzyć wizje własnych rozwiązań. Natomiast sensem akurat w tym przypadku jest pragmatyczne podejście do implementacji jaką Pan wspiera w rozważaniach. Argumentem, który wspiera moje rozumowanie jest skala. Co to oznacza ? Skala zastosowania ! Proszę zauważyć, że z przytoczonej przez Pana opcji "Między Firmami" korzysta marginalna ilość podmiotów. Standaryzacja komunikacji elektronicznej poprzez stosowanie interfejsów wspólnych technologicznie i biznesowo powoduje efekt skali. Jednocześnie powodując wzrost przydatności wspieranego rozwiązania. Popularność rozwiązania jest głównym sensem tego o czym Pan pisze, więc jak to jest, że w Pana rozważaniach został zagubiony sens i idea stosowania instrumentu, jakim jest e-Faktura. Kluczem wg mojej oceny jest popularność i świadomość stosowania dokumentów elektronicznych. Technologicznie serwis "Między firmami" to mało przekonywujący przykład, biorąc pod uwagę sam model projektowy i fakt, iż skala wykorzystywania serwisu świadczy o zderzeniu postaci projektu z faktycznymi potrzebami użytkowników, czego w tych rozważaniach nie poruszam. Komunikacja elektroniczna jest potrzebna, ale czy w formie jaką Pan proponuje ?
Paweł (83.26.*.*)
15 czerwca 2013 o godzinie 10:37 #5
@Paweł:
Po raz kolejny dziękuję Panu Pawłowi za komentarz. Chciałbym rozróżnić kilka warstw dotyczących e-faktury: 1. Litera prawa - tutaj jest coraz łatwiej i prościej. I chwała ustawodawcom za to. 2. Fizyczna postać e-faktury. Tu jest różnie. Bo e-fakturą jest prosty PDF, jest plik tekstowy, jest XML, itd... Tutaj już tak "fajnie" nie jest. Bo mimo iż z punktu widzenia prawa fakturą są, to z punktu widzenia SI nie zawierają danych ustrukturyzowanych, więc nie są "czytelne" dla SI. Do tego dążą inicjatywy Ministerstwa Gospodarki - polecam lekturę założeń. Takie też są "nasze" e-faktury w Forte, Symfonii i Symfonii Start. 3. Proces obiegu e-faktury - to jest najciekawszy aspekt. Serwis MiędzyFirmami (SMF) jest rozwiązaniem, które wspiera dokładnie ten aspekt e-fakturowania, będąc zgodnym z literą prawa w zakresie autentyczności pochodzenia i integralności faktur a nie wnikając w ich czytelność. SMF jest tylko jedną z wielu metod na dostarczanie faktur ich odbiorcom. Inną jest EDI, jest też nią e-mail.
Michał Kapias
18 czerwca 2013 o godzinie 10:44 #6

Komentuj

Adres e-mail nie zostanie opublikowany. Pola, których wypełnienie jest wymagane, są oznaczone symbolem (*).