1 komentarz

Faktury elektroniczne a kontrola skarbowa

Fakturowanie elektroniczne systematycznie się upowszechnia. Warto więc pamiętać o kilku zasadach, których przestrzeganie pomoże w sprawnym przejściu kontroli skarbowej i jednocześnie nie narazi podatnika na straty finansowe.

 

Od stycznia 2011 r. elektroniczna forma faktury jest zrównana z formą papierową i zgodnie z ustawą jest w pełni prawnym dokumentem księgowym. Pod względem skali wykorzystania elektronicznych faktur Polska pozostaje daleko w tyle za innymi krajami UE, jednak widać ciągle szybko rosnące znaczenie elektronicznego dokumentowania sprzedaży. Zmiany w tym kierunku są nieuniknione, ponieważ poza rozwojem technologii cyfrowych, ewoluuje także prawo – wedle planów Komisji Europejskiej za kilka lat e-faktura ma stać się dominującą formą fakturowania w całej UE.

Mając na uwadze ciągle rosnący udział e-faktur w obiegu między firmami, warto pamiętać o kilku prostych i praktycznych aspektach, które w razie potrzeby mogą ułatwić przejście przez kontrolę skarbową lub czynności sprawdzające, a jednocześnie pozwolą uniknąć nieprzewidzianych strat finansowych:

  1. Pomyśl, jak w łatwy sposób zapewnić dostęp do archiwum faktur

Gdy fiskus rozpocznie kontrolę skarbową (lub tzw. czynności sprawdzające lub postępowanie podatkowe), podatnik zobowiązany jest zapewnić dostęp do przechowywanych przez niego e-faktur w sposób, który umożliwi „bezzwłoczny ich pobór i przetwarzane zawartych w nich danych” (art. 112a ust. 4. Ustawy o VAT). Organizując archiwum elektronicznych dokumentów księgowych, warto zatem zaplanować, jak w razie konieczności udostępniać będziemy dokumenty elektroniczne pracownikom fiskusa. Rozwiązań jest kilka. Pierwszym jest udostępnienie dokumentów na stanowisku komputerowym w siedzibie podatnika w regulaminowym czasie pracy. Drugim wygodnym rozwiązaniem – i warto podkreślić, że wymaga ono zgody podatnika, nie może być bowiem narzucone przez urząd – jest udostępnienie faktur w siedzibie urzędników. Dostęp taki może być realizowany zdalnie, np. przez aplikację lub system pracujący w Internecie – w trybie online – lub też w trybie offline, gdy podatnik przyniesie do urzędu nośnik z kopią cyfrową faktur z analizowanego przez fiskus okresu.

  1. Zadbaj o ciągłość numeracji dokumentów cyfrowych i papierowych

Dla podatnika pewnym wyzwaniem jest zapewnienie ciągłości numeracji faktur przychodzących (dokumentujących koszty, tzw. faktur obcych), jeśli są wśród nich zarówno papierowe jak i elektroniczne dokumenty. Rejestracji takich faktur w systemie finansowo-księgowym towarzyszy nadanie kolejnego numeru ewidencyjnego i musi być zachowana ciągłość. W przypadku faktur papierowych, numery nanoszone są wprost na dokumencie. W przypadku faktur elektronicznych numer ewidencyjny może być zawarty np. w tytule pliku. Istotne jest jednak, by w ramach wszystkich wprowadzanych do systemu dokumentów zachowana była ciągłość numeracji i by archiwum udostępniane organom skarbowym było kompletne. Ponadto, warto tak zorganizować archiwizację, by łatwo było wyszukać odpowiedni dokument, niezależnie od tego, czy trafił on do firmy w formie elektronicznej czy papierowej. Urząd może wnosić o udostępnienie faktur z danego okresu lub dotyczących danego kontrahenta. Rozwiązaniem ułatwiającym wyszukiwanie faktur może być skanowanie dokumentów papierowych i ewidencjonowanie ich w postaci obrazu w jednym archiwum cyfrowym wraz z e-fakturami. Innym rozwiązaniem może być utrzymywanie dwóch archiwów: cyfrowego dla e-faktur i papierowego dla dokumentów wydrukowanych. W przypadku tego rozwiązania warto zastanowić się, jaki będzie najskuteczniejszy sposób szybkiego wyszukania dokumentu, jeśli nie zawsze wiadomo, w jakiej formie (elektronicznej czy papierowej) trafił on do firmy.

Trzeba tu jednocześnie podkreślić, że w każdym przypadku archiwizowania faktur podatnik zobowiązany jest do zapewnienia ich autentyczności oraz integralności treści w pełnym okresie do upływu przedawnienia zobowiązania podatkowego (wynikającym z obowiązujących przepisów).

  1. Pamiętaj o kopiach bezpieczeństwa (backup) e-faktur

Faktury dokumentujące koszty uprawniają podatnika do pomniejszania płaconych danin – VAT należnego i podatku dochodowego. W przypadku utraty faktur podatnik traci prawo do odliczeń, których dokonał z ich tytułu. Dlatego ważne jest systematyczne wykonywanie kopii zapasowych dla elektronicznych dokumentów – szczególnie tych, które są istotne z punktu widzenia zarządzania finansami. W praktyce gospodarczej kwestia zabezpieczania danych cyfrowych nierzadko jest zaniedbywana przez przedsiębiorców. Warto zwrócić uwagę, że w przypadku współpracy podatnika z biurem rachunkowym, często panuje przekonanie, że wystarczającym gwarantem bezpieczeństwa jest przerzucenie pełnej odpowiedzialności za archiwizację e-faktur na zewnętrzne biuro rachunkowe. Choć jest to wygodne, nie zawsze jest w pełni bezpieczne. W okresie, w którym zobowiązani jesteśmy przechowywać dokumentację obrotu i wydatków, mogą wystąpić nieprzewidziane zdarzenia, poczynając od zmiany dostawcy usług, przez awarię sprzętu po stronie biura, aż po likwidację biura rachunkowego z przyczyn niezależnych od podatnika. Warto więc archiwizować dokumenty elektroniczne i robić ich kopie we własnym zakresie.

Dla polskich przedsiębiorców jedną z głównych barier w stosowaniu e-faktur jest obawa, że fiskus na etapie kontroli skarbowej zakwestionuje dokumenty elektroniczne. Podkreślmy – w mocy obowiązującego prawa fiskus nie może kwestionować e-faktur, natomiast zastosowanie się do powyższych, prostych zasad pomoże podatnikowi sprawnie przejść przez proces kontroli.

Podziel się:

Komentarze

Ze skarbówką nie ma żartów, dlatego warto wybierać dobre biura rachunkowe.
15 lipca 2015 o godzinie 11:24 #1

Komentuj

Adres e-mail nie zostanie opublikowany. Pola, których wypełnienie jest wymagane, są oznaczone symbolem (*).